ในขณะที่สถานการณ์การระบาดของ COVID-19 ในบ้านเราเริ่มไม่น่าไว้วางใจ ทำให้ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของรัฐ หรือธุรกิจเอกชนหลายแห่งจำเป็นต้องปรับรูปแบบการทำงานมาเป็นแบบ Work from home กันอีกครั้ง และแน่นอนว่าเรื่องแรก ๆ ที่เราจะต้องทำก็คือการกลับมาประชุมออนไลน์แบบ Video Conference
ถึงแม้ Video conference จะกลายเป็นเรี่องธรรมดาในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา แต่หลายคนก็จะสังเกตได้ว่าถึงแม้ประชุมออนไลน์จะไม่ต้องเดินทาง แต่ก็ทำให้เราเหนื่อยล้าไปอีกแบบ วันนี้ Factsheets ก็เลยขอนำเสนอข้อแนะนำในการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ ความเหนื่อยล้าจะมีแบบไหนบ้าง และเราจะแก้ไขได้อย่างไร เรานำมาฝากกัน
จากการศึกษาของ Stanford Virtual Human Interaction Lab ของมหาวิทยาสแตนฟอร์ด ได้ทำการทดสอบทางจิตวิทยาที่เกิดขึ้นจาก “Zooming” หรือการประชุมด้วย Zoom ซึ่งกลายเป็นคำกริยาเกิดใหม่ในภาษาอังกฤษไปแล้ว จากการที่มีคนหลายร้อยล้านคนต้องประชุม Video conference ในชีวิตประจำวัน พบว่าการประชุมในเวลานาน ๆ หรือต้องประชุมอย่างต่อเนื่อง เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดอาการเหนื่อยล้าขึ้นได้ และนี่คือสาเหตุ 4 ข้อ ที่ Video conference อาจสูบพลังคุณจนเหนื่อยล้ามากเกินความจำเป็น
1. การสบตาเกิดขึ้นมากเกินไป
จากการศึกษาพบว่า เวลาที่เราประชุมออนไลน์ เรามักจะเผลอสบตาผู้พูดคนอื่น ๆ หรือบางทีก็ผู้ฟังในการประชุม ซึ่งถ้าเป็นการพูดคุยกันตัวต่อตัวก็คงเป็นเรื่องดี แต่ถ้าเป็นประชุมออนไลน์ การสบตาที่มากจนผิดปกติแบบนี้ส่งผลเสียทั้งกับผู้พูดและผู้ฟัง โดยผู้พูดก็จะได้รับความกดดันมากเป็นพิเศษ เนื่องจากมองเห็นทุกคนกำลังมองตัวผู้พูดเป็นสายตาเดียวตลอดเวลา และทุกคนก็อยู่ในหน้าจอขนาดเล็ก ๆ จนทำให้ผู้พูดบางคนที่มีภาวะวิตกกังวลในการพูดในที่สาธารณะอยู่แล้วยิ่งทวีความกังวลมากขึ้นไปอีก
วิธีแก้ไขเบื้องต้น คือการที่ผู้พูดสลับไปใช้มุมมองแบบเต็มหน้าผู้พูดเป็นระยะ เพื่อลดอาการประหม่าและเพิ่มพื้นที่ทางความรู้สึกให้กับตัวเอง รวมถึงอาจจะเพิ่มระยะห่างระหว่างสายตากับจอด้วยวิธีต่าง ๆ เช่นใช้คีย์บอร์ดภายนอกแบบ USB ต่อเข้ากับอุปกรณ์ ก็จะช่วยให้มีระยะห่างที่ทำให้ลดความวิตกกังวลลงไปได้
2. การเห็นตัวเองอยู่ตลอดเวลา
แพลตฟอร์มประชุมออนไลน์มักจะมีภาพของตัวเราเองปรากฎขึ้นในหน้าจอด้วย เพื่อให้เรามองเห็นภาพของตัวเองได้ตลอด ซึ่งจริง ๆ แล้วมันค่อนข้างผิดธรรมชาติพอสมควร เหมือนกับเรากำลังส่องกระจกอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่ากำลังพูด ตัดสินใจ คิด หรือรับความคิดของคนอื่น เราต้องมองเห็นตัวเองไปตลอด ซึ่งก็เป็นความกดดันเช่นกัน
จากงานวิจัยจำนวนมากเห็นผลตรงกันว่าการเห็นภาพตัวเองหรือส่องกระจกอยู่ตลอดไม่ว่าจะทำกิจกรรมอะไรเต็มไปด้วยข้อเสีย และยิ่งต้องเกิดขึ้นวันละหลายชั่วโมงก็คงไม่ดีแน่
วิธีแก้ไขที่แนะนำก็คือการซ่อนภาพของตัวเองให้มากเท่าที่จะทำได้ ก็จะทำให้การพูดคุยของเราสบายและเป็นธรรมชาติมากยิ่งขึ้น
3. การประชุมออนไลน์ลดความคล่องตัวของร่างกาย
แน่นอนว่า การต้องนั่งอยู่หน้ากล้องนาน ๆ เป็นการบังคับให้ร่างกายเรานั่งอยู่นิ่ง ๆ กับที่ ไม่ต้องพูดถึงเรื่องออฟฟิศซินโดรมหรือโรคนิ่วถามหา เพียงแค่เรื่องความเกร็งที่เกิดขึ้นตลอดเวลาก็ส่งผลเสียแล้ว
ลองเปลี่ยนจากกล้องที่ติดอยู่บนโทรศัพท์ แท็บเลต โน้ตบุค ไปเป็นกล้องแบบเสียบสายดู ก็อาจจะทำให้อาการเกร็งนี้ลดลงไปได้ รวมถึงข้อแนะนำก็คือให้ปิดภาพปิดไมโครโฟนอยู่เป็นระยะ เพื่อให้พื้นที่และเวลาพักสักนิดกับตัวเอง จะได้ยืดเส้นยืดสาย เข้าห้องน้ำ ดื่มกาแฟได้บ้าง
4. การประชุมออนไลน์เพิ่มปริมาณสิ่งที่สมองรับรู้
เวลาเราประชุมกันแบบพบปะกันจริง ๆ ในห้องประชุม เราจะสามารถสื่อสารสิ่งต่าง ๆ ได้ดีกว่าการประชุมออนไลน์ได้เป็นปกติ เพราะการแสดงสีหน้า ท่าทาง จะมีความชัดเจนมากกว่า นั่นทำให้เมื่อประชุมออนไลน์ ตอนที่เราพูดก็จะต้องใช้ความพยายามด้วยน้ำเสียงเพิ่มขึ้น หรือตอนเราฟังก็ต้องใช้ความจับจดมากขึ้น เพราะภาษากายของคนเราทำงานไม่ได้เต็มที่
ดังนั้น ถ้าต้องประชุมกันนาน ๆ ให้เปิดใช้โหมดฟังแต่เสียงบ้าง เพื่อลดปริมาณการรับรู้ของสมองไม่ให้ทำงานหนักเกินไป ไม่ต้องรับรู้ทุกความเคลื่อนไหวของทุกคนในห้องประชุม
สรุปส่งท้าย
โดยศาสตราจารย์ Jeremy Bailenson ผู้ก่อตั้ง Stanford Virtual Human Interaction Lab ทิ้งท้ายว่า ถึงแม้ Video conference จะเป็นเครื่องมือประชุมที่ดีในการสื่อสารระยะไกล แต่มันก็เป็นสื่อรูปแบบหนึ่ง ซึ่งเราอาจจะไม่ต้องนำมาใช้ในทุกสถานการณ์โดยไม่จำเป็น เพียงเพราะว่าเรามีอุปกรณ์ มีอินเทอร์เน็ต มีซอฟต์แวร์ ที่ทำให้เราใช้เครื่องมือนี้ได้ แต่มีเครื่องมือสื่อสารอีกหลายแบบ ที่ควรนำมาสลับใช้
ที่มา
https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/